Documentación del Motor Contable

Toma las facturas de compra de tus clientes y las causa en su software contable — Alegra, Siigo o World Office — aplicando las cuentas y las retenciones que tú definas.

Y toma los extractos bancarios y los concilia contra los pagos que ya están registrados.

Para cada empresa que vayas a conectar, ten a la mano:

1. Busca el correo de Singular con tus datos de acceso. Si no lo ves, revisa la carpeta de correo no deseado.
2. Abre el enlace del correo. Es del estilo app.agsingular.com/tu-firma/.
3. Escribe el correo y la contraseña del mensaje.
4. Ve a Mi cuenta en el menú de la izquierda.
5. Escribe la contraseña que te enviamos, la nueva dos veces, y Cambiar contraseña.

Antes de cargar tu primera empresa hay dos cosas que se configuran una sola vez para toda la firma. Están las dos en el menú → Configuración.

Los datos de tu negocio

Configuración → Negocio. Son los datos de tu firma, no los de tus clientes.

Campo	Qué va ahí
Nombre	Como quieres que te vean. Sale en los correos que manda el motor.
Razón social	Como aparece en el RUT, si es distinta del nombre corto.
NIT	El de tu firma.
Ciudad	Donde estás.

No es papeleo: el nombre y la razón social son los que firman los correos que tus clientes reciben. Si lo dejas vacío, salen mensajes sin remitente claro y parecen spam.

La clave que lee las facturas

Configuración → Lectura de facturas en PDF.

Solo hace falta si vas a causar desde PDF. Si tus facturas llegan en XML, o si solo vas a conciliar, puedes dejarlo para después.

1. Entra a console.anthropic.com y crea una cuenta.
2. Carga un medio de pago. El cobro es por factura leída y es de centavos, pero sin medio de pago la clave no funciona.
3. API Keys → Create Key. Cópiala completa: empieza por sk-ant-.
4. Pégala en el panel y Guardar.

Si prefieres no manejar esto, escríbenos: la cargamos nosotros por ti.

Cada empresa que administras es un cliente dentro del sistema.

1. En el menú, + Agregar cliente.
2. Elige el software que usa esa empresa: Alegra, Siigo o World Office.
3. Llena los datos de la empresa:

Campo	Qué va ahí
Nombre	Como la conoces internamente. Aparece en los informes.
NIT	Sin puntos y sin el dígito de verificación.
Ciudad	Para calcular la ReteICA con la tarifa del municipio.
Entorno	Sandbox para probar — Producción para la contabilidad real.

Credenciales por software

5. Presiona Crear cliente.

1. Entra al cliente desde el menú de la izquierda.
2. Arriba, presiona Verificar conexión.

En unos segundos aparece el resultado. Dos posibles estados:

1. En el cliente, pestaña Carpetas.
2. En Facturas a causar, presiona Examinar… y elige la carpeta, o arrastra la carpeta completa sobre el recuadro punteado.
3. Debajo aparece cuántos entraron y cuántos se ignoraron.

Se aceptan .pdf, .xml y .zip. Capturas, hojas de control y otros formatos se ignoran solos — no tienes que limpiar la carpeta antes.

Extractos bancarios

Se suben en el recuadro de abajo, en el mismo panel de Carpetas. Se aceptan .csv, .txt, .xlsx y .pdf.

Si el extracto viene en PDF, el motor lo lee igual que una factura. El estado de cuenta de Bancolombia ya viene pre-configurado: el sistema salta los datos del cliente, ignora el encabezado que se repite en cada página y completa el año a las fechas que Bancolombia imprime sin él.

Cuando puedas elegir, prefiere el CSV o el Excel: los números vienen exactos y no hay nada que interpretar.

Esta es la parte que define la calidad del resultado. Es la única que pide criterio contable. Ve a la pestaña Reglas contables.

Mapeo de conceptos a cuentas

Le dice al sistema en qué cuenta va cada gasto según lo que diga la factura. Cada regla tiene:

• Patrón del concepto — el texto que busca en la descripción de la factura. Puedes poner varias palabras separadas por |: arriendo|alquiler|canon atrapa las tres.
• Cuenta — el código del PUC donde debe quedar.
• Prioridad — si una factura encaja en dos reglas, gana la de número más alto.

Retenciones

Cada retención necesita: el concepto al que aplica, la tarifa, la base mínima en UVT y la cuenta donde se registra. El sistema calcula la base en pesos con el UVT del año vigente y no aplica la retención si la factura no llega a esa base mínima.

Emparejamiento con el software

El sistema reconoce a los proveedores por NIT. No hay que tocar esta configuración salvo indicación expresa.

Presiona Guardar al terminar.

1. En el menú, Ejecución — elige el cliente.
2. Presiona ▶ Ejecutar ahora.
3. Selecciona Ejecutar causación.

Se abre el registro de la corrida a la derecha: va contando qué documento está leyendo y qué hizo con él. Al terminar, ve a Causación en el menú.

Cada documento tiene uno de dos estados:

Errores más comunes

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
Ya existe factura de compra con el número ingresado	Esa factura ya estaba causada	Nada. Es la protección contra duplicados.
La cuenta no existe	Una cuenta del mapeo no está en el plan de cuentas	Créala en el software, o cambia el mapeo.
No se pudo leer el documento	El PDF está escaneado torcido, muy oscuro o es una foto	Consigue el PDF original del proveedor.
Falta el NIT del proveedor	La factura no trae el NIT legible	Súbela de nuevo con mejor calidad.

Cuando estés conforme con lo que viste en sandbox:

1. Cliente → pestaña Conexión.
2. En Entorno, cambia a Producción — contabilidad real.
3. Presiona Guardar conexión.

Arriba a la derecha, la etiqueta pasa de Modo de pruebas a Escribe en producción. Desde ahí, cada corrida registra de verdad en la contabilidad.

Configurar la cuenta del banco

1. Cliente → pestaña Cuentas bancarias.
2. Detectar del software trae las cuentas que ya existen en el software contable. Si no aparece la que buscas, + Agregar cuenta.
3. Por cada cuenta: Nombre, Cuenta en el software, Cuenta PUC y Formato del extracto (si tu banco no está en la lista, elige Genérico y configura las columnas).
4. Presiona Guardar cuentas.

Correr la conciliación

1. Sube el extracto en Carpetas → Extractos bancarios.
2. ▶ Ejecutar ahora → Ejecutar conciliación.
3. Ve a Conciliación en el menú y abre la corrida.

Verás tres grupos de movimientos:

La diferencia que aparece arriba es cuánto falta para que los dos saldos cuadren. Si no es cero al terminar, algo quedó sin cruzar.

Cuando confíes en el resultado, programa las corridas automáticas.

1. Menú → Programación.
2. Elige el cliente, qué corre (causación, conciliación o ambas), cada cuánto y la hora.
3. Presiona Guardar.

Ve a Cliente → pestaña Resumen → Informe contable del período. Elige el rango de fechas y presiona Generar informe.

Sale el resumen de lo causado y lo conciliado en esas fechas, con el detalle documento por documento.

• Exportar CSV — descarga el informe para abrir en Excel.
• Enviar por correo — lo manda a quien le indiques, con el archivo adjunto. Sirve para el cierre mensual del cliente.

Configuración → Avisos.

Al terminar cada corrida sale un correo con el resumen. Siempre, sin que tengas que configurar nada: llega al correo con el que entras al panel, y ese no se puede quitar. En el asunto va lo importante —«3 por revisar» o «todo en orden»—, así sabes si tienes que abrirlo sin abrirlo.

Si quieres que le llegue también a alguien más de tu oficina, agrégalo en esa misma pantalla, con su nombre y su correo. Cada uno recibe su propio mensaje: nadie ve la dirección de los demás.

Ve a Menú → Suscripción. Ahí ves cuántas empresas, conectores y usuarios llevas de los que incluye tu plan.

Si llegas al límite, la misma pantalla te dice cuál opción sale más barata:

• Cambiar de plan — conviene cuando vas a crecer varias empresas.
• Agregar un complemento — una empresa o un conector suelto.

La prueba dura 30 días. Al terminar se cobra el plan que elegiste, salvo que canceles antes. Puedes cancelar desde esta misma pantalla, sin llamar a nadie y sin costo.

Ve a Menú → Configuración → Usuarios. Hay dos roles:

Cuando escribas por un error, cuéntanos qué empresa, qué estabas haciendo y el mensaje exacto que salió en pantalla. Con eso resolvemos casi en el mismo día; sin eso, la primera respuesta es pedirte esos tres datos.