De 150 chats diarios
a un agente que vende solo.
Cómo Singular automatizó el proceso de ventas de Palcos y Boletas con un agente de IA en WhatsApp, reduciendo el trabajo manual de Sander en un 92% sin reemplazar su número ni su estilo de comunicación.
El problema
Sander lleva más de una década en el negocio de reventa de boletas y palcos para conciertos y eventos en Colombia. Su negocio funciona. Sus clientes lo buscan. El problema es que lo buscan a él, directamente, todo el día.
Antes de trabajar con Singular, Sander recibía entre 80 y 150 mensajes de WhatsApp diarios con preguntas sobre disponibilidad, precios, localidades y condiciones de pago. Los respondía manualmente desde su celular, en cualquier horario. El inventario vivía en su memoria y en capturas de pantalla. No había registro de pedidos, no había lista de espera cuando el stock se agotaba, y él era el único punto de contacto para cualquier cliente en cualquier etapa del proceso.
El negocio había crecido hasta el punto en que Sander era su propio cuello de botella.
“Tenía que estar pendiente del celular todo el día para no perder un pedido. Si me descuidaba dos horas, perdía ventas.”
El diagnóstico
Cuando Singular revisó la operación, el diagnóstico fue claro: el problema no era falta de demanda ni de producto. Era un sistema de atención que dependía completamente de una persona.
- Tiempo de respuesta inconsistente. Los clientes esperaban horas, a veces días, para confirmar disponibilidad. Algunos se iban con otro vendedor.
- Dobles ventas. Sin un sistema centralizado de inventario, ocasionalmente se comprometían las mismas boletas con dos compradores distintos.
- Cero trazabilidad. No había registro de clientes, historial de pedidos ni datos para analizar qué eventos vendían mejor.
- Escalabilidad cero. Cada evento nuevo significaba más carga para Sander, no más ingreso proporcional al esfuerzo.
La solución
Singular diseñó e implementó un agente conversacional con inteligencia artificial que opera directamente sobre el número de WhatsApp de Sander, usando la API oficial de Meta. La arquitectura tiene cuatro componentes centrales:
1. Agente de ventas con IA
El agente atiende cada conversación entrante, identifica qué evento le interesa al cliente, consulta el inventario en tiempo real, guía la selección de localidad, captura los datos del comprador y arma el pedido completo sin intervención humana. Sander solo entra cuando hay una intención de pago confirmada.
2. Inventario en tiempo real
El stock vive en un Google Sheet que Sander controla. El agente lo lee y actualiza en cada interacción. Un mecanismo de bloqueo por escritura previene que dos conversaciones simultáneas vendan las mismas boletas.
3. Lista de espera con notificación proactiva
Cuando un evento está agotado, el agente ofrece al cliente inscribirse en lista de espera. Cuando se libera disponibilidad, el sistema notifica automáticamente a los interesados sin que Sander tenga que recordarlo.
4. Coexistencia del número
El número de WhatsApp de Sander — con más de doce años de contactos acumulados — no se migró ni reemplazó. Sigue funcionando en su celular. Simultáneamente, el agente opera desde el mismo número vía API. Cuando Sander responde manualmente, el sistema lo detecta y cede el control. Cuando deja de responder por más de 30 minutos, el agente retoma la conversación.
Los resultados
| Métrica | Antes | Después | Cambio |
|---|---|---|---|
| Mensajes que requieren respuesta de Sander | ~120 / día | ~10 / día | –92% |
| Tiempo de respuesta promedio | 2 – 6 horas | < 90 segundos | –97% |
| Horario de atención activa | Horario informal de Sander | 24h / 7 días | Cobertura total |
| Dobles ventas registradas | Ocurrencia mensual | 0 desde activación | Eliminadas |
| Pedidos con datos completos del cliente | ~30% | 100% | +70 pp |
| Tiempo de Sander por venta completada | 15 – 25 min de mensajería | < 2 min (solo confirma pago) | –87% |
Lo que Sander puede hacer ahora
- Atender un evento nuevo sin que eso signifique más horas pegado al celular
- Salir de una reunión o de un concierto sin perder ventas en el ínterin
- Tener un registro completo de quién compró qué, cuándo y a qué precio
- Escalar a un mayor volumen de eventos sin contratar a nadie
- Saber qué clientes están en lista de espera para un evento agotado
La implementación
El proyecto pasó de cero a producción en dos semanas.
Configuración de infraestructura, conexión con la API de Meta, integración con Google Sheets y activación del sistema de coexistencia del número de WhatsApp.
Desarrollo del agente, calibración de tono y respuestas con conversaciones reales de Sander, pruebas internas con inventario real, ajustes finos y go-live con monitoreo activo.
Por qué esto no es “un chatbot”
La diferencia entre un chatbot estándar y lo que Singular construyó para Palcos y Boletas está en la arquitectura, no en la interfaz.
Un chatbot responde preguntas frecuentes con respuestas predefinidas. El agente de Palcos y Boletas razona sobre el estado actual del inventario, gestiona concurrencia entre múltiples conversaciones simultáneas, decide cuándo escalar a Sander y cuándo no, y mantiene el contexto de la conversación a lo largo de múltiples intercambios.
No es automatización de respuestas. Es automatización del proceso de venta completo.