Documentación del Motor Contable
Esta guía lo lleva de la mano desde que recibe sus claves hasta que el sistema causa y concilia solo. No hay que saber de programación.
Léala una vez completa antes de empezar: son unos 20 minutos y evita configurar algo dos vecesQué hace el sistema
Toma las facturas de compra de sus clientes y las causa en su software contable —Alegra, Siigo o World Office— aplicando las cuentas y las retenciones que usted defina.
Y toma los extractos bancarios y los concilia contra los pagos que ya están registrados.
Lo que antes hacía un auxiliar documento por documento, lo hace el sistema en una corrida, y le muestra lo que no pudo resolver para que lo revise. La pantalla Hoy, la primera que ve al entrar, reúne lo que requiere su criterio: facturas en duda, cruces por aprobar y vencimientos.
Antes de empezar: qué necesita
Para cada empresa que vaya a conectar, tenga a la mano:
No necesita instalar nada. El sistema funciona completamente desde el navegador.
Entrar y dejar lista su firma
- Busque el correo de Singular con sus datos de acceso. Si no lo ve, revise la carpeta de correo no deseado.
- Abra el enlace del correo. Es del estilo
app.agsingular.com/su-firma/. - Escriba el correo y la contraseña del mensaje.
- Abajo a la izquierda, haga clic en su nombre: abre Mi cuenta.
- En Cambiar la contraseña, escriba la contraseña que le enviamos, la nueva dos veces, y Cambiar contraseña.
Cambie la contraseña de inmediato. Está escrita en un correo, y un correo se reenvía sin querer. Cambiarla cierra todas las sesiones abiertas, también la suya en otro navegador o en el celular.
La franja de arriba indica cuántos días le quedan de prueba. Los 30 días son completos y no se cobra nada hasta que terminen.
Antes de cargar su primera empresa hay dos cosas que se configuran una sola vez para toda la firma. Están las dos en el menú → Configuración.
Los datos de su negocio
Configuración → Perfil de la firma. Son los datos de su firma, no los de sus clientes.
| Campo | Qué va ahí |
|---|---|
| Nombre | Como quiere que lo vean. Sale en los correos que manda el motor. |
| Razón social | Como aparece en el RUT, si es distinta del nombre corto. |
| NIT | El de su firma. |
| Ciudad | Donde está. |
En la misma pantalla puede subir el logo de la firma. No es papeleo: el nombre y la razón social son los que firman los correos que sus clientes reciben. Si los deja vacíos, salen mensajes sin remitente claro y parecen spam.
La lectura de facturas en PDF
Viene incluida en su plan, también en la prueba: no tiene que hacer nada. El motor lee las facturas en PDF con inteligencia artificial de Anthropic, y la clave la pone Singular. En Configuración → Lectura de facturas lo va a ver como «Incluida en su plan».
En la prueba gratuita se incluyen 100 lecturas de PDF exitosas, y esa misma pantalla muestra cuántas lleva. Una lectura que falla no cuenta, y las facturas electrónicas en XML no pasan por la lectura, así que no tienen límite. Si se acaban antes de terminar la prueba, los PDF quedan en la carpeta sin leer —no se pierden— hasta que active su plan. En los planes pagos no hay tope.
Si prefiere que ese consumo se cobre a una cuenta suya de Anthropic, cargue su propia clave en esa misma pantalla y se usará la suya. Se crea en console.anthropic.com → API Keys → Create Key, con un medio de pago cargado, y se ve una sola vez: cópiela completa, empieza por sk-ant-. Con Volver a la clave incluida deja de usarla cuando quiera.
Agregar su primera empresa
Cada empresa que administra se conecta una vez y queda con su propia ficha. En el menú, Conectar empresa. El alta va en cuatro pasos:
- Datos de la empresa: nombre, ID interno (minúsculas y sin espacios, por ejemplo
contadores_asociados), NIT sin puntos ni dígito de verificación, código DANE del municipio, régimen tributario y si es agente de retención de IVA. - El software y sus credenciales: Alegra, Siigo o World Office, las credenciales y el Entorno. Traer datos del software llena lo que el software sabe de la empresa. Termina con Conectar y seguir.
- Por dónde llegan las facturas: las fuentes de esta empresa. Solo se causa lo que llega por una fuente prendida; lo que llega por el enlace de carga o por WhatsApp siempre pasa por revisión.
- Lo tomado del software, lo que requiere su decisión, la cuenta por defecto y las retenciones que aplicará. Guardar y terminar.
El código DANE no es el código postal. El municipio va con el código del DANE, de cinco dígitos: Medellín 05001, Bogotá 11001, Ubaté 25843. Con el código postal, de seis, la ReteICA no se calcula nunca.
Qué entorno elegir para probar
Empiece sin escribir en la contabilidad. Cuál opción hace eso depende del software, porque no todos tienen servidor de pruebas:
| Software | Para probar | Por qué |
|---|---|---|
| Alegra | Sandbox — escribe en pruebas | Alegra tiene un servidor de pruebas aparte: lo que se causa ahí no toca la cuenta real. |
| Siigo | Solo lectura — nunca escribe | El «sandbox» de Siigo es el mismo servidor que su producción. Elegirlo escribe en la contabilidad de verdad de su cliente. |
| World Office | Solo lectura — nunca escribe | Igual que Siigo: no tiene servidor de pruebas separado. |
En Siigo y World Office, «sandbox» escribe en la cuenta real. El panel lo dice al elegir: la opción pasa a llamarse «Sandbox — en Siigo escribe igual en la cuenta real». Solo lectura no escribe nunca, con ninguno de los tres: hace todo el trabajo y se frena al registrar, con el aviso «Operación de escritura bloqueada». Eso es lo esperado.
Credenciales por software
Email de Alegra y Token API. Se sacan en Alegra: foto de perfil (arriba a la derecha) → Configuración → API. El correo es con el que entra a Alegra.
Ver credenciales AlegraNecesita el usuario y la Access Key, que están en Siigo Nube → Alianzas → Mi Credencial API. Cópielos sin espacios al principio ni al final. El Partner ID solo si Siigo se lo dio.
Guía SiigoSon varios campos: Token API, URL, ID de empresa, ID del tercero, ID del prefijo, ID de bodega y Unidad de medida. Pídalos todos juntos al área técnica de World Office en un solo correo.
Las credenciales se prueban con el software al guardarlas: si el software las rechaza, no se guardan y el panel le dice el motivo exacto, para corregirlas en el momento y no en la primera corrida. Quedan cifradas: nadie en Singular puede leerlas, y no vuelven a mostrarse en pantalla.
Comprobar que la conexión sirve
- Abra la ficha de la empresa: menú → Empresas y la empresa.
- Arriba, haga clic en Verificar conexión.
En unos segundos aparece el resultado. Dos posibles estados:
«Conectado»: siga al paso 4. Puede mostrar advertencias en amarillo: son cosas por revisar, no errores. Las más comunes: catálogo de centros de costo vacío (ignórela si no los usa), o Siigo que no expone el plan de cuentas por API (verifique las cuentas a mano antes de producción).
«Sin conexión»: el mensaje dice por qué. Casi siempre es una credencial mal copiada. Vuelva a la pestaña Conexión, escríbalas de nuevo sin espacios al principio ni al final, y verifique otra vez.
Debajo del nombre de la empresa, una etiqueta dice a dónde escribe con el entorno elegido: «pruebas · cuenta de pruebas», «solo lectura», «producción · solo lectura», «producción · escribe» o, en Siigo y World Office en sandbox, «producción · el modo de pruebas escribe en la cuenta real».
Cargar los archivos
- En la ficha de la empresa, pestaña Fuentes de facturas.
- En Carpetas del agente → Facturas a causar, haga clic en Examinar… y elija la carpeta, o arrastre la carpeta completa sobre el recuadro punteado.
- Debajo aparece cuántos entraron y cuántos se ignoraron.
Se aceptan .pdf, .xml y .zip. Capturas, hojas de control y otros formatos se ignoran solos: no tiene que limpiar la carpeta antes. En la misma pestaña, Documentos recibidos guarda lo que llegó por una fuente apagada, para que un administrador decida si lo pasa a facturas.
Subir dos veces el mismo archivo no borra el primero. El segundo queda como factura-2.pdf. Si era una corrección, no se pierde el original.
Los correos del cliente
En la ficha, pestaña Correo. Cada correo se conecta una vez y se marca para qué sirve:
| Función | Qué hace |
|---|---|
| Trae las facturas | Antes de cada corrida baja las facturas que llegaron. Al correo del RUT llegan con el XML adentro, así que se leen sin escanear nada. Se lee desde el día en que se marca, nunca hacia atrás. |
| Recibe el token de la DIAN | La consulta de documentos recibidos toma de aquí el enlace del token. Se entra en solo lectura y solo se miran los correos de la DIAN. |
Si el mismo correo cumple las dos funciones, marque las dos. El sistema reconoce el proveedor por la dirección y pide solo lo que hace falta:
| Correo | Cómo se conecta |
|---|---|
| Gmail o Google Workspace | Con una contraseña de aplicación: Gmail no acepta la de la cuenta. Se crea en myaccount.google.com → Seguridad, con la verificación en dos pasos activa. |
| Correo corporativo de hosting | Con la contraseña del buzón. El servidor lo deduce el sistema. |
| Hotmail, Outlook o Microsoft 365 | Sin contraseña: Conectar con Microsoft, si tiene la cuenta abierta, o Enviar enlace al dueño, para que su cliente autorice desde el celular. El enlace sirve una vez y vence a los siete días. |
Cada correo tiene un botón Probar, que entra sin cambiar nada.
Consultar en la DIAN lo que recibió la empresa
En la pestaña DIAN, el sistema lista lo que la DIAN tiene como recibido por la empresa y marca lo que todavía no se causó. Para entrar usa el token de acceso que la DIAN manda por correo:
- Revise que el correo donde llega el token esté conectado y marcado como «Recibe el token de la DIAN».
- Elija el período a consultar, hasta un año.
- Haga clic en Pedir token a la DIAN: se abre la página de la DIAN, donde escribe el NIT de la empresa y la cédula del representante. El sistema queda esperando el correo y, cuando llega, consulta solo.
¿El token llega a un correo que no quiere conectar? Reenvíelo al correo conectado y el sistema lo reconoce igual, o pegue el enlace a mano. Se toma solo el correo que llega después de hacer clic en «Pedir token a la DIAN», y el token vale una hora.
Extractos bancarios
Se suben en el recuadro Extractos bancarios a conciliar, en la misma pestaña Fuentes de facturas. Se aceptan .csv, .txt, .xlsx y .pdf.
Si el extracto viene en PDF, el motor lo lee igual que una factura. El estado de cuenta de Bancolombia ya viene entendido: el sistema salta los datos del cliente, ignora el encabezado que se repite en cada página y completa el año a las fechas que Bancolombia imprime sin él.
Cuando termine de subir el extracto, compárelo con el resumen impreso arriba del propio documento: si el total de abonos y el de cargos coinciden, no se perdió ningún movimiento. Es la revisión más rápida y la que más sirve.
Si el PDF es una foto o un escaneo, el motor no puede leerlo y se lo avisa. En ese caso pídale el archivo en CSV o Excel a su banco: casi siempre está en la banca virtual. El formato .xls (Excel 97) no se acepta: ábralo y guárdelo como .xlsx o CSV.
Cuando pueda elegir, prefiera el CSV o el Excel: los números vienen exactos y no hay nada que interpretar.
Decirle cómo contabilizar
Esta es la parte que define la calidad del resultado. Es la única que pide criterio contable. En la ficha, pestaña Reglas.
Mapeo de conceptos a cuentas
Le dice al sistema en qué cuenta va cada gasto según lo que diga la factura. Cada regla tiene:
- Patrón del concepto: el texto que busca en la descripción de la factura. Puede poner varias palabras separadas por
|:arriendo|alquiler|canonatrapa las tres. - Cuenta: el código del PUC donde debe quedar.
- Prioridad: si una factura encaja en dos reglas, gana la de número más alto.
Deje siempre una regla general al final, con el patrón . y una cuenta de gastos varios. Es la red de seguridad: atrapa lo que ninguna otra regla reconoció. Sin ella, esas facturas quedan sin causar.
Compruebe que cada cuenta exista en el plan de cuentas de la empresa, y que se llame lo que cree: el mismo código no significa lo mismo en todas las empresas. Una cuenta que no existe hace fallar la causación de esa factura.
Retenciones
En Retenciones configuradas, cada retención necesita el concepto al que aplica, la tarifa, la base mínima en UVT y la cuenta donde se registra. El sistema calcula la base en pesos con el UVT del año vigente y no aplica la retención si la factura no llega a esa base mínima.
El proveedor también decide: a un autorretenedor (O-15) o a un gran contribuyente (O-13) no se le practica ReteFuente, y a un no responsable de IVA no se le practica ReteIVA. La primera factura de un proveedor O-15 queda en duda para que usted confirme que lo es.
Cómo se registra la compra
Con Siigo hay que elegir el tipo de documento y la forma de pago antes de la primera corrida; con World Office, solo la forma de pago; con Alegra, ninguna. Deducir del software las elige por usted y le dice por qué.
- Antes de escribir en el software: con «Dejar cada factura en duda para aprobarla en “Hoy”», deja cada factura en duda para que alguien la apruebe en Hoy con Aprobar y causar. Sirve para las primeras semanas de una empresa nueva.
- ReteIVA en las compras: si la empresa es agente de retención de IVA. Mientras nadie lo confirme, dice «Sin confirmar» y Hoy lo pregunta.
Emparejamiento con el software
El sistema reconoce a los proveedores por NIT. No hay que tocar esta configuración salvo que se lo pidamos.
Haga clic en Guardar al terminar.
La primera corrida
Primero, sin escribir nada. En la ficha de la empresa, arriba, Simular sin escribir arma la causación de las facturas XML y ZIP de la carpeta y se detiene antes de mandarla al software. Muestra, factura por factura, a qué cuenta va cada renglón y lo que ya se sabe que el software va a rechazar.
Cuando lo simulado esté bien, la corrida de verdad:
- Abajo a la izquierda, en Ejecutar el motor, elija la empresa.
- Haga clic en ▶ Ejecutar ahora.
- Elija Ejecutar causación.
Mientras corre, debajo del botón ve la etapa y «Causando 12 de 40» con una barra. Al terminar se abre una ventana con el resultado: cuántas se causaron, cuántas quedaron en duda o con error, el neto a pagar y las retenciones, y Qué sigue, cada cosa con su botón. El registro de cada documento va plegado abajo, en Detalle técnico. Si cierra la ventana, Actividad (arriba) la vuelve a abrir.
Qué escribe esa corrida depende del entorno y del software, y lo dice la etiqueta debajo del nombre de la empresa. En Alegra con sandbox, escribe en la cuenta de pruebas. En Siigo y World Office no hay cuenta de pruebas: su sandbox escribe en la contabilidad real. Para probar en esos dos, la empresa tiene que estar en Solo lectura.
En Causación, en el menú, está cada documento con su resultado:
Errores más comunes
| Mensaje | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Ya existe factura de compra con el número ingresado | Esa factura ya estaba causada | Nada. Es la protección contra duplicados. |
| La cuenta no existe | Una cuenta del mapeo no está en el plan de cuentas | Créela en el software, o cambie el mapeo. |
| No se pudo leer el documento | El PDF está escaneado torcido, muy oscuro o es una foto | Consiga el PDF original del proveedor. |
| Falta el NIT del proveedor | La factura no trae el NIT legible | Súbala de nuevo con mejor calidad. |
| Operación de escritura bloqueada… | La empresa está en solo lectura | Nada, si está probando. Para causar de verdad, pase a producción. |
Revise el resultado documento por documento en esta primera corrida. Cuando las cuentas queden donde deben, solo entonces pase a producción.
Pasar a producción
Cuando esté conforme con lo que vio probando:
- Ficha de la empresa → pestaña Conexión.
- En Entorno, cambie a Producción — contabilidad real.
- Marque Autorizo las escrituras en producción. Sin esa casilla el sistema sigue sin escribir: es una segunda llave, a propósito.
- Haga clic en Guardar conexión.
La etiqueta debajo del nombre de la empresa pasa a producción · escribe. Desde ahí, cada corrida registra de verdad en la contabilidad.
Lo que se causa en producción se causa. Deshacerlo es anular el documento en el software contable, a mano.
Conciliación bancaria
Configurar la cuenta del banco
- Ficha de la empresa → pestaña Bancos y conciliación.
- Detectar del software trae las cuentas que ya existen en el software contable. Si no aparece la que busca, + Agregar cuenta.
- Por cada cuenta: Nombre, Cuenta en el software, Cuenta PUC y Formato del extracto (si su banco no está en la lista, elija Otro banco (configurar) y diga en qué columna viene cada dato).
- Haga clic en Guardar cuentas.
Correr la conciliación
- Suba el extracto en Fuentes de facturas → Extractos bancarios a conciliar.
- ▶ Ejecutar ahora → Ejecutar conciliación.
- La ventana del resultado lleva a la conciliación. También está en Conciliación, en el menú.
Verá tres grupos de movimientos:
La Diferencia que aparece arriba es cuánto falta para que los dos saldos cuadren. Si no es cero al terminar, algo quedó sin cruzar.
Dejar que corra solo
Cuando confíe en el resultado, programe las corridas automáticas.
- Menú → Programación.
- En Programar una corrida, elija el cliente, qué corre (causación, conciliación o ambas), cada cuánto y la hora.
- Haga clic en Programar.
Recomendación: empiece semanal, no diario. Con una corrida por semana alcanza a revisar lo que salió antes de que se acumule.
Los informes
Vaya a la ficha de la empresa → pestaña Resumen → Informe contable del período. Elija el rango de fechas y haga clic en Generar informe.
Sale el resumen de lo causado y lo conciliado en esas fechas, con el detalle documento por documento.
- Exportar CSV: descarga el informe para abrir en Excel.
- Enviar por correo: lo manda a quien usted indique, con el archivo adjunto. Sirve para el cierre mensual del cliente.
Avisos por WhatsApp y correo
Configuración → Avisos.
Al terminar cada corrida sale un correo con el resumen. Siempre, sin que tenga que configurar nada: llega al correo con el que entra al panel, y ese no se puede quitar. En el asunto va lo importante —«3 por revisar» o «todo en orden»—, así sabe si tiene que abrirlo sin abrirlo.
Si quiere que le llegue también a alguien más de su oficina, agréguelo en esa misma pantalla, con su nombre y su correo. Cada uno recibe su propio mensaje: nadie ve la dirección de los demás.
WhatsApp es opcional y va aparte. Es el mismo resumen por otro canal, para quien lo prefiere en el celular. Conectarlo tiene su propio trámite con Meta, que es la parte más engorrosa de todo el sistema. Si le interesa, escríbanos y lo hacemos con usted; y si decide no conectarlo, no pierde ningún aviso: el correo ya los trae todos.
Su plan y su suscripción
Vaya a Menú → Suscripción (o Configuración → Plan y uso, en corto). Ahí ve cuántas empresas, conectores y usuarios lleva de los que incluye su plan, y qué funciones trae cada plan.
Un conector es un software contable, no una empresa. Ocho empresas en Alegra son un conector. Cinco en Alegra y tres en Siigo son dos conectores.
Si llega al límite, la misma pantalla le dice cuál opción sale más barata:
- Cambiar de plan: conviene cuando va a crecer varias empresas.
- Agregar un complemento: una empresa o un conector suelto.
Una función que su plan no trae sale en el menú con un candado; al abrirla, el panel dice en qué plan viene. La prueba dura 30 días. Al terminar se cobra el plan que eligió, salvo que cancele antes. Puede cancelar desde esta misma pantalla, sin llamar a nadie y sin costo.
Sumar gente de su oficina
Vaya a Menú → Configuración → Usuarios y permisos. Hay dos roles:
Puede todo: conectar empresas, cambiar el plan, modificar la configuración y gestionar usuarios.
Ejecuta corridas y revisa resultados, pero no toca la configuración ni la facturación.
Dé operador por defecto. Se sube a administrador cuando haga falta: es más fácil que explicar por qué alguien cambió el plan sin querer.
Cuando algo no sale
Escríbanos
Lo más rápido es el botón Soporte, arriba a la derecha en cualquier pantalla: crea un pedido con un código y abre una conversación de WhatsApp con Singular, con el estado del sistema (sin claves, documentos ni cifras). Si escribe por otro medio, cuéntenos qué empresa, qué estaba haciendo y el mensaje exacto que salió en pantalla.